ERP для digital-агентства

Дата запуска: 2017

Задача

Собрать в единую систему процессы в digital-агентстве: продакшн, маркетинг, отчетность и личный кабинет для клиентов, документооборот, но сделать это так, чтобы новичкам не приходилось читать 100500 страниц о том, как «зарепортить» пару часов в проекте.

Решение

Собственная ERP, в которой мы работаем и сейчас, за исключением нескольких модулей, которые не востребованы для бизнес-процессов в «Метеоре».

Структура

Организации

По умолчанию проекты отсортированы по алфавиту, реализован поиск по названию.

В системе хранятся: реквизиты (используются для выставления счетов и актов), контактные данные с телефонными номерами (используется для звонков через телефонию), кто и когда добавил организацию, прикрепленные документы.

Проекты

У проекта есть тип — клиентский или внутренний, статус — активен или нет. Реализован поиск по названию, сортировка проектов по активности и типу.

При добавлении проект закрепляется за организацией, новой или уже добавленной. Иногда один проект оплачивают разные юридические лица, поэтому реализована привязка одного проекта к нескольким организациям.

Доступ настраивается гибко: создавая проект, вы выбираете пользователей, которым он будет открыт. Каждый проект закреплен за менеджером.

Производство: задачи

Ориентироваться в «Задачах» просто: реализован поиск по проекту, статусу, исполнителю и подписчику, настраивается группировка по проекту, исполнителю или автору.

У каждой задачи стандартно — исполнитель, подписчики, статус, приоритет, сроки. Но есть нюансы, реализованные «под себя», например, закрыть задачу может только тот, кто её создал.

Кроме того, у задачи ставится приоритет, прогресс, дата начала и окончания, оценка в часах. Базовый функционал здесь — добавление фактического времени выполнения задачи в виде отчета. Настраиваются уведомления на e-mail, push-уведомления и сообщения в ERP о новых задач, изменениях, комментариях.

Производство: календарь

В календаре визуально отображаются задачи, при этом менять сроки можно перетаскивая задачу в календаре.

Производство: заметки

В «Заметках» хранятся доступы по проектам и другая необходимая для работы текстовая информация.

Производство: статистика по отчетам

В «Статистике по отчетам» формируется отчет по пользователю, где видно, сколько ушло времени, по какому проекту, на какую задачу. Отчеты группируются по проекту и пользователю.

Управление проектами

Реализован модуль «Управление проектами», где отображаются этапы по проекту в виде диаграммы Ганта.

Документооборот

Счета, акты, транзакции генерируются и хранятся в ERP. На первой странице «Документооборота» отображается информация по неоплаченным счетам: проект, контактное лицо, когда выставлен счет, номер и сумма, а также комментарии менеджера.

SEO

Для SEO реализованы внутренние инструменты, которые сводят к минимуму работу с внешними сервисами: проекты, проверка позиций в поиске, анализ конкурентов, автоматические отчеты, аудит, оценка запросов, проверка ссылок.

По SEO-проектам каждый день снимаются позиции в поиске, проверяются продвигаемые страницы и ошибки. Формируются автоматические, но гибкие отчеты для клиентов. Большая часть функционала работает с API Яндекса.

Реализована интеграция:

  • с поиском Яндекса для ежедневного сбора позиций продвигаемых сайтов,
  • с Метрикой для получения статистики о посещаемости и источниках трафика,
  • с Директом для оценки запросов.

Разработка

Для разработчиков реализован генератор кода для нашего фреймворка, шаблонов и структуры таблицы базы данных на основании выбранных опций и набора добавленных полей.

Чат

Какое-то время мы работали в Slack, но перешли на чат и каналы в ERP. Для сервера чата использован сторонний продукт — Ejabberd, а клиентскую часть делали вручную, реализуя jabber-протокол и используя вспомогательную библиотеку strophe.js.

Почта

Модуль «Почта» — наш внутренний почтовый клиент. Письма привязываются к проектам и собирается статистика по затраченному времени.

Интеграция с VoxImplant

Входящие и исходящие звонки проходят через ERP, настраивается переадресация, хранится история и записи звонков, реализовано распределение входящих звонков по менеджерам (звонок адресуется менеджеру, закрепленному за проектом).

Пользователи

Для гибкой настройки доступа мы не стали реализовывать роли пользователей. Для каждого доступен выбор открытых модулей и функций в них.

Клиентский личный кабинет

Реализован базовый функционал личного кабинета для клиентов по SEO-продвижению:

  • Собирается статистика по посещаемости сайта, позициям в поиске или трафику.
  • Настраивается сбор заявок с сайта в личный кабинет.
  • Реализована форма обратной связи для отправки сообщения менеджеру проекта.
  • Доступно редактирование профиля в ERP.

ERP экономит время менеджеров, автоматизирует рутинные задачи, делает процессы понятными. История по проектам, включая звонки, чат и почту, хранится в одном месте, при этом реализованы гибкие права доступа. Периодически мы придумываем новые фичи и дорабатываем отдельные модули.

Ценовая категория:
от 500 000 руб.